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当在维基百科上使用非自由媒体文件时，必须在图像的描述页面中提供“非自由文件使用依据”，用以说明正当的使用理由，并解释该文件的使用为何不会违背维基百科的合理使用准则。正当的使用理由，将会有助于其他使用者确认所声明之合理使用能否大范围或小范围地适用；同时，它还可协助他人在第一时间确认其所声明之合理使用对于维基百科是否适当。
如果你要使用一些非自由的图像或其他媒体文件，你必须在图像的描述页面中提供下述两样事物：
- 一幅合适的版权标志来解释非自由文件使用的基本声明。可从Wikipedia:图像版权标志#合理使用中选取合适的标志。
- 一段详细的非自由文件使用依据。每当一篇条目使用了一幅非自由的图像时，必须相应地提供一段单独的使用依据。使用该图像的条目名称必须包括在使用依据中。
在上传文件前请检查合理使用的内容指引。合理使用指引实际上在可用与不可用的取舍上作出了非常严格的限制。
注意：未包含版权标志与使用依据的非自由图像会在被提报五天后被删除！
必要成分
一段书写准确的非自由文件使用依据中，必须解释清楚该媒体文件是如何符合合理使用准则的，并包含下列陈述：
- 与版权持有者的使用相比，版权作品使用的比例与程度。例如，如果图像是一幅照片或一枚标志，那么完整的作品最有可能被使用。又如，用于展现记录片中最重要的发现或电影结局的屏幕截图，尽管是整个作品中非常小的一部分，依然可能会对版权持有者的使用造成损害。在使用样曲的情况下，样曲的长度应不超过30秒或原曲长度的10%，取二者之较短者。
- 如果是合理的，那么文件的分辨率是否已从原作缩小？在样曲的情况下，样曲的音质是否已从原曲降低？
- 该图像在条目中起到了什么作用？如果是合理的：
- 该图像是否为条目主题的标志、照片或封面？
- 该图像使用的首要目的是否为用于视觉辨识条目的主题？（例：某个集体的标志或某张DVD的封面）
- 该图像是否能用于说明条目的主题？（例：某部电影的屏幕截图）
- 该图像是否用于评论某个特定的主题？怎样评论？
- 该图像能在多大程度上被自由内容所替代？
- 如果图像是某部电影的截图并用于这部电影相关的一篇条目，或者是某个集体的标志，显然在这种情况下将不会存在“自由”的版本——即使动用全世界的资源都不可能提供出这样的“自由”版本。但是，从另一方面说，如果图像是一幅照片，那么这幅图像将更为容易地被自由内容所取代，即使当前可能缺少创造相应替代作品的资源。
- 其他的有助于他人确认图像是否符合非自由文件使用的任何相关信息。
通过模板提供
使用{{Non-free use rationale}}或{{Non-free use rationale 2}}模板可以便捷地创建出包含有必要成分的非自由文件使用依据。
{{Non-free use rationale
|Article=
|Description=
|Source=
|Portion=
|Low_resolution=
|Purpose=
|Replaceability=
|other_information=
}}
other_information为可选项，可留空。
{{Non-free use rationale 2
|Description=
|Author=
|Source=
|Article=
|Purpose=
|Replaceability=
|Minimality=
|Commercial=
}}
另一种方法是将{{Non-free media data}}和{{Non-free media rationale simple}}搭配使用; 这对于具有多种用途的文件很有用。 使用{{Non-free media data}}模板一次，并为每次使用添加{{Non-free media rationale simple}}模板，可为非自由文件的每一次使用提供单独、专门的合理使用依据（WP:NFCC#10c）。
使用以下代码一次：
{{Non-free media data
|Description =
|Source =
|Portion =
|Low resolution =
|Other information = <!-- Optional parameter -->
}}
以下代码可根据需要重复多次：
{{Non-free media rationale simple
|Article = <!-- No linking required -->
|Purpose =
|Replaceability =
}}
在分類:非自由檔案文件依據模板中还有更多特定的非自由檔案文件依據模板，如适用于唱片封面或标志的模板。
不通过模板提供
以下是一些简单的例子。正当的使用理由应该包含这些内容：为何非自由的内容是必须的，为何无法用自由内容来替代，以及在使用该内容的每篇条目中它将发挥的主要作用。如果图像在多篇条目中使用，那么使用者就必须为每篇条目提供一段独立的使用依据。如果条目的文字评论该图像本身，那么就这样写出来，以巩固该非自由文件使用声明的正当性。每段依据都必须明确地指出它所使用的条目名称。
以下仅是一些范例：不要简单地复制它们。
在主题表述标志的条目中使用标志图像
- === 非自由文件使用于[[条目名称]] ===
- 尽管这幅图像具有版权，它的使用受到美国合理使用法律的保护，并受到维基百科非自由文件使用内容方针的严格规定，但有鉴于：
- # 用于说明一篇关于该标志所代表实体的教育性百科全书条目。
- # 条目主题的视觉辨识是该图像使用的首要目的。
- # 这是一幅低分辨率的图像，因此不适于他人进行伪造或仿冒。
- # 标志不以误导读者认为条目是由该标志所有者书写或授权的方式使用。
- # 从教育价值上进行比较，不能以无版权或自由的图像替换该图像。
- 符合Wikipedia:标志指引的其他文字资料也可以被包含进来，如对标志被缩小分辨率（矢量图则应具备低图像细节）的确认。
历史照片
- === 非自由文件使用于[[条目名称]] ===
- 尽管这幅图像具有版权，它的使用受到美国合理使用法律的保护，并受到维基百科非自由文件使用内容方针的严格规定，但有鉴于：
- # 它是一幅具有历史意义的名人照片。 （可以用附加来源的办法支持这项声明，如在新的条目中提到这幅图像（而不是简单的使用））
- # 该图片所包含的内容已不可能再被复原，也不可能被重制成自由版本图片。
- # 这是一幅分辨率远低于原图的图像（因此无法使用该图像创建出高质量的副本）。
- # 照片仅用于提供信息的目的。
- # 在条目中包含这幅图像，会提高条目的质量。因为该图像以及它的历史意义正是条目中的讨论对象。
再次提醒，上述只是一些常见的范例；参见Wikipedia:合理使用以获取更多有关需要提供之依据的信息。所提供的信息应尽量详细而准确；例如为何你需要将这幅图像用作条目的一部分。添加此类信息并不能保证图像不会被移除，但它却能向其他用户表明你的使用依据，让你可以在GFDL框架里以正当的理由使用非自由文件使用材料。
如果可能的话，请考虑在删除该图像外，是否能修正图像的描述页。
如果图像存在具争议性的或不完整的使用依据，而且无法被修正，那么该图像会被提交至Wikipedia:檔案存廢討論。如果图像明显地被滥用于条目中，请从那些条目中移除该图像。如果非自由文件没有被任何条目使用，请在该文件描述页挂上{{subst:孤立的合理使用/auto}}，通过模板来通知上传者。
参见
- en:User:ESkog/Rationales－该英文维基的用户提供了许多十分好的非自由文件使用依据范例
- Help:图像描述页