辦公自動化

辦公自動化簡稱OA（英語：Office Automation）指的是應用電腦、電子裝置和軟體，來數位化地建立、收集、儲存、處理，並傳播完成辦公室任務所需的資訊。原始資料的儲存，電子轉帳和電子業務資訊的管理，組成了辦公自動化系統的基本活動。由於資訊的數位化，任務相關人員能夠更加方便快捷地共享資訊，高效地協同工作，極大地最佳化了以往複雜、低效的辦公室工作過程^[1]。

實際上自打字機和影印機的出現，辦公自動化就走出了第一步，將之前的手工工作機械化。不過真正意義上的辦公自動化，直到20世紀70年代電腦的出現，它的概念才有了延伸，這個詞在當時意味著時尚。當時有人預言未來的職場上，白領將會進行數位化辦公、無紙化辦公。辦公自動化這一詞也是隨著文書處理軟體的普及後，才開始廣泛應用的。在20世紀80年代時，工作場所的相關技術裝置還是一個可有可無的便捷工具；到了20世紀90年代時，則已經變成了最重要的必需品^[2]。隨著儲存媒介容量的擴大和業務資料終端的出現，大量資訊的載體也從傳統書籍轉換到資料庫中。如今辦公自動化不僅僅是機械化，而是同事之間的互通有無^[3]。辦公自動化的骨幹是區域網路、內部網路，它允許使用者通過網路來傳輸資料（檔案）、電子郵件或者語音和影片。

更廣泛層面地說來，電子化之前的幾乎所有辦公功能，包括聽寫、打字、歸檔、影印、傳真、電傳、縮微膠片和記錄管理，電話和電話總機業務，都可以用電子郵件來代替，甚至用可攜式的資訊裝置來取代。隨著辦公方式已經演變為充分利用新技術，通過度身訂造平台、系統以最佳化流程的需求也與日俱增。目前的辦公系統通常需要：操作便捷、效能強大且便於維護。

辦公系統的三要素為：

• 資訊儲存

資訊儲存通常可以認為是辦公室記錄，包括辦公檔案和表格。資料應用包括檔案、圖像或電子試算表的擷取和編輯。文書處理和桌面演示包容納原始文字和圖形資料或影片，而電子試算表應用程式為使用者提供了行為能力，易於操縱和數字輸出。

• 資料交換

資料交換是辦公系統中極為重要的一部分，通過電子郵件、語音郵件、即時通訊工具來實現即時交換資訊和資料。能夠以電子方式對兩個以上的使用者同時分享資訊有時被稱為群件系統。當然，電子郵件的抄送也是一到多的資訊傳輸，但是目前電子會議系統則更為常用的。

• 資料管理

辦公自動化系統也經常被用來跟蹤短期和長期的財務計劃、人力資源分配計劃、市場行銷開支、庫存採購以及其他方面的業務。有著任務管理排程系統的協助，可以在辦公室內通過對時間表、資源方程的監視，來遠端電子排程和控制各種專案和活動。

辦公自動化未來的挑戰是以個人資訊洩漏為代表的資訊安全問題。電腦獲得的資訊可以通過網路迅速地擴散蔓延，如何對電子裝置採取必要且適當的防禦措施成為辦公自動化的前沿發展方向。